Jeżeli zajdzie sytuacja, w której jednocześnie w karcie rozwoju zawodowego organizator ustawicznego rozwoju zawodowego nie zamieści swojego własnoręcznego podpisu oraz zaświadczenie wydane w formie elektronicznej nie zostanie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym organ może uznać, iż przedstawione dokumenty nie potwierdzają w sposób wiarygodny ukończenia przez daną osobę formy kształcenia. Elektroniczne odwzorowanie (zdjęcie lub skan) podpisu stanowi elektroniczny podpis prosty, który nie jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym na gruncie prawa cywilnego.